När Slöjd.nu behövde förenkla sin komplexa licenshantering hjälpte NewSeed IT Solutions till att skapa ett smidigare och mer sammanhängande flöde. Tidigare hanterades licenser i tre olika system med varierande villkor och användarhantering. Målet var att förenkla administrationen och minska det manuella arbetet.
Slöjd.nu erbjuder digitala läromedel som inspirerar till kreativitet och gör det enklare att utforska slöjdens värld. Här finns kunskap, instruktioner och inspiration för alla som vill lära sig mer om material, tekniker och skapande.
Slöjdlexikon samlar instruktionsfilmer och projekt inom slöjdens olika tekniker och material.
Slöjdportfolio/Bildportfolio är en digital arbetsbok där uppgifter och arbetsområden samlas på ett ställe. Den ger struktur åt arbetsprocessen och gör det möjligt att dokumentera och reflektera över sitt lärande och sin utveckling.
De kan användas tillsammans eller var för sig, beroende på behov och intresse.
Slöjd.nu hanterade alltså licenser för tre olika system, alla med sina egna villkor och sätt att hantera användare. Administrationen var komplex och krävde mycket manuellt arbete. För att skapa ett smidigare flöde tog Slöjd.nu hjälp av NewSeed, som utvecklade en skräddarsydd lösning för att samla och förenkla licenshanteringen. Med bara några knapptryckningar kan licenser nu hanteras utifrån respektive systems krav. E-post skickas automatiskt vid rätt tillfällen och fakturor skickas till Fortnox baserat på användare och licensvillkor. Det som tidigare krävde mycket tid och administration blev ett betydligt enklare och ett automatiserat flöde.
Lösningen utvecklades som en modul i Odoo, ett flexibelt affärssystem baserat på open source. I takt med att licenshanteringen kom på plats upptäckte Slöjd.nu också fler möjligheter att effektivisera verksamheten med hjälp av systemet. Kundhanteringen samlades, projektledningen flyttades från Trello till Odoo och CRM-arbetsflöden kopplades ihop med licenshanteringen. Även underhåll, med stöd av en särskild modul, och hantering av nyhetsbrev blev delar av lösningen. Eftersom Odoo är open source kan systemet anpassas efter Slöjd.nu behov och driftas i en egen miljö, vilket ger större kontroll och flexibilitet. Det ger också förutsättningar för en kostnadseffektiv lösning som kan utvecklas i takt med verksamheten. Slutresultatet fick det fyndiga namnet Slöjdoo.
Den stora frågan som växte fram var:
- Ska det verkligen vara så här enkelt?
- Vad ska vi göra med all tid vi sparar?
Svaret är självklart:
Lägga mer tid på det som är roligt, utveckla nya idéer och skapa mera slöjd.
Sammanfattning
Från manuell hantering, flera system och repetitiva processer, till automatisering, ett flexibelt affärssystem och ett integrerat flöde med Fortnox.
Med en skräddarsydd Odoo-lösning från NewSeed har Slöjd.nu förenklat licenshanteringen för tre olika system, automatiserat e-postutskick och effektiviserat faktureringen. Samtidigt har de fått nya möjligheter att samla och utveckla kundhantering, projektledning och CRM i ett och samma system. Resultatet är mindre administration, större flexibilitet och mer tid över till det som verkligen räknas.