Trello är ett fantastiskt verktyg för att hålla koll på uppgifter och projekt. Men ibland händer något ganska naturligt: fler och fler saker hamnar där.
Projekt, kunder, kontaktpersoner, dokument, uppföljningar, interna processer… och plötsligt används Trello som CRM, projektverktyg, dokumenthantering och lite av ett affärssystem på samma gång.
Då kan det vara värt att stanna upp och fundera på var informationen faktiskt hör hemma och var den lagras.
GDPR är en viktig del av ekvationen
Om ni lägger in kundinformation, kontaktuppgifter eller annan persondata i ett molnbaserat verktyg behöver ni ha koll på hur personuppgifterna behandlas, vilka personuppgiftsbiträden som används och var informationen hanteras.
Trello är naturligtvis en tjänst som har GDPR-åtaganden och olika funktioner för dataskydd. Samtidigt är det viktigt att förstå att Trello är en global molntjänst. Atlassian beskriver själva att data kan behandlas och lagras i olika regioner och att vissa tjänster innebär överföringar utanför EU.
Det betyder inte att man inte kan använda Trello men det är viktigt att göra en bedömning utifrån vilken typ av information man faktiskt lägger där.
Ett alternativ: Odoo
För företag som har vuxit ur sina enkla projektverktyg kan Odoo vara ett intressant alternativ.
Odoo är open source och består av ett stort antal moduler som kan kombineras och anpassas efter verksamheten. Det gör att man kan samla exempelvis CRM, försäljning, projekt, kunder, dokument och andra verksamhetsprocesser i samma system.
Och framför allt: Odoo kan självhostas.
Det innebär att ni kan ha kontroll över var systemet och databasen körs, istället för att all information automatiskt hamnar i en extern SaaS-tjänst. Det kan vara en viktig faktor när man hanterar kundinformation och vill ha större kontroll över sin data.
Där kommer vi in
På NewSeed arbetar vi med Odoo och har lång erfarenhet av att anpassa, utveckla och bygga vidare på Odoo.
Vi kan hjälpa företag att sätta upp en självhostad Odoo-miljö och anpassa systemet efter hur verksamheten faktiskt fungerar istället för att företaget ska behöva anpassa sina processer efter verktyget.
Så nej, vi säger inte att ni ska slänga ut Trello i morgon. Men om Trello har gått från att vara en enkel projektöversikt till att bli företagets ”vi lägger det i Trello så länge”-system, då kanske det är dags att fundera på om ni har vuxit ur verktyget.
Och kanske är det dags för ett riktigt affärssystem.