Slöjd.nu

Kundcase: Slöjd.nu förenklar sin licenshantering och frigör tid

Slöjd.nu erbjuder digitala läromedel och resurser för slöjdundervisning. Med tjänster som Slöjdlexikon och Slöjdportfolio får lärare och elever tillgång till bland annat instruktionsfilmer, texter, slöjdprojekt och digital dokumentation. För att kunna fokusera på att utveckla sina tjänster och skapa värde för användarna behöver Slöjd.nu också en smidig administration som fungerar bakom kulisserna.

Slöjd.nu utmaning
Slöjd.nu hanterade licenser för tre olika system, som alla hade sina egna villkor och rutiner för användarhantering. Det gjorde licensadministrationen komplex och tidskrävande, med flera manuella moment för att säkerställa att rätt licenser hanterades på rätt sätt.

Behovet var tydligt: att samla licenshanteringen i ett mer sammanhängande flöde, minska det manuella arbetet och automatisera återkommande uppgifter som e-postutskick och fakturering. Målet var att förenkla administrationen och frigöra tid till Slöjd.nu kärnverksamhet.

Lösning
NewSeed IT Solutions utvecklade en skräddarsydd modul för licenshantering i Odoo, ett flexibelt affärssystem baserat på open source. Lösningen samlar hanteringen av licenser för de tre systemen och tar hänsyn till respektive systems villkor och krav på användarhantering. Med bara några knapptryckningar kan licenser hanteras i ett smidigare flöde, samtidigt som e-post skickas automatiskt vid rätt tillfällen till Fortnox och fakturor skapas utifrån användare och systemens krav.

När licenshanteringen väl var på plats öppnade Odoo även möjligheter att förbättra fler delar av verksamheten. Kundhanteringen samlades i systemet och projektledningen flyttades från Trello till Odoo. CRM-arbetsflöden började användas och kopplades samman med licenshanteringen, vilket skapade ett bättre sammanhang mellan kundrelationer och administration. Även underhållshantering, med stöd av en särskild Odoo-modul, och funktionalitet för nyhetsbrev blev en del av lösningen.

Eftersom Odoo är open source kan systemet anpassas efter Slöjd.nu behov och driftas i en egen miljö. Det ger större kontroll och flexibilitet, samtidigt som lösningen kan utvecklas vidare i takt med verksamheten.

Resultat
Med den skräddarsydda lösningen från NewSeed har Slöjd.nu fått en enklare och mer automatiserad licenshantering, där flera tidigare manuella moment nu sköts av systemet. Det minskar administrationen och skapar bättre förutsättningar för en effektiv vardag. Samtidigt har Odoo blivit en plattform för att samla och förbättra fler interna processer, från kundhantering och projektledning till CRM och underhåll.

Men kanske är den viktigaste vinsten den tid som frigörs. När administrationen blir enklare kan mer energi läggas på det som verkligen driver verksamheten framåt: att utveckla idéer, förbättra de digitala läromedlen och skapa mer slöjd.

Kommentar Slöjd.nu
 – Ska det verkligen vara så här enkelt?
– Vad ska vi göra med all tid vi sparar?

Mi Möller VD 

Svaret är enkelt: lägga mer tid på det som är roligt och skapa slöjd.