Evema effektiviserar order- och rapporthantering med Fortnox-integration

Evema Miljö & Kemi AB är ett etablerat specialistföretag inom miljö- och kemiområdet. Deras arbete med asbestanalyser, kemiska riskbedömningar och dokumentation ställer höga krav på noggrannhet, spårbarhet och tillförlitlighet, vilket också gäller de digitala verktyg som används i verksamheten.

Vad var deras utmaning

Evemas tidigare process för order- och rapporthantering innehöll många manuella moment. Flödet från beställning till färdig rapport saknade digitalt sammanhang, vilket gjorde administrationen tidskrävande och svår att skala.

Samtidigt fanns ingen direkt koppling mellan orderhantering och fakturering, vilket ökade risken för fel och dubbelarbete. Behovet av en lösning som både förenklar kundupplevelsen och ger bättre intern kontroll blev tydligt.

Skräddarsydd Lösning

Tillsammans med NewSeed utvecklades en skräddarsydd digital lösning. Evemas WordPress-webbplats kompletterades med ett digitalt orderformulär där kunder kan lägga beställningar, få unika ordernummer och koppla prover direkt till sina ärenden.

All information skickas vidare till ett centralt hanteringssystem som fungerar som nav i arbetsflödet. Här kan personalen hantera kunddata, uppdatera orderstatus och registrera analysresultat i realtid. När provtagning är klar genereras rapporter automatiskt och kan skickas via e-post eller exporteras som PDF.

Genom integration med Fortnox synkroniseras all kund- och orderdata direkt mellan systemen via API. Fakturaunderlag genereras automatiskt från orderhanteringen, vilket minimerar manuella moment, säkerställer datakonsistens och ger full kontroll över ekonomin.

Hur blev det

Evema har nu ett modernt, användarvänligt och helt digitaliserat arbetsflöde. Order, rapportering och fakturering är integrerade i ett sömlöst flöde, vilket sparar tid, minskar administrationen och reducerar risken för fel.

Den nya lösningen ger bättre kontroll, förbättrar kundupplevelsen och skalar enkelt med verksamhetens behov samtidigt som den speglar Evemas höga kvalitetskrav och stödjer fortsatt tillväxt.

Kommentar Evema

Redan efter vårt första samtal med NewSeed kände vi att de verkligen förstod vad vi behövde. De sammanfattade mötet på ett tydligt och engagerande sätt och visade direkt hur systemet kunde byggas upp, vilket gav oss en stark känsla av att vi var i trygga händer.

Att bygga ett nytt system från grunden är alltid lite nervöst, men utvecklaren från NewSeed gjorde processen både enkel och trygg för oss. Ole var lyhörd, kunnig och väldigt lösningsorienterad. Under projektets gång lärde vi oss mycket och kände hela tiden att vi hade en partner som verkligen ville att resultatet skulle bli bra.

För oss har det varit viktigt att äga vårt eget orderhanteringssystem och ha full kontroll över det. Att koppla det med vår WordPress‑miljö blev en smidig lösning som passade oss perfekt.

Integrationen med Fortnox har också gjort enorm skillnad i vardagen. Ordrar, kunduppgifter och fakturor synkas automatiskt och sparar oss mycket tid och manuellt arbete.

Vi är verkligen glada över att vi valde NewSeed. Deras kompetens, engagemang och smidighet har gjort hela resan både lättare och roligare. Vi kan varmt rekommendera dem och kommer säkert att behöva deras expertis i framtiden.