Evema Miljö & Kemi AB

Kundcase: Evema effektiviserar sin order- och rapporthantering med integrerad Fortnox-lösning

Evema Miljö & Kemi AB är ett etablerat specialistföretag inom miljö- och kemi. Med lång erfarenhet hjälper de både företag och privatpersoner med bland annat asbestanalyser, kemiska riskbedömningar och dokumentation enligt gällande regelverk. I en verksamhet där precision, spårbarhet och tillförlitlighet är avgörande ställs också höga krav på de digitala verktyg som används i det dagliga arbetet.

Evemas Utmaning
När Evema såg ett behov av att modernisera och effektivisera sin order- och rapporthantering stod det klart att den befintliga processen innehöll för många manuella moment. Flödet från beställning till färdig rapport saknade ett tydligt digitalt sammanhang, vilket gjorde administrationen tidskrävande och svår att skala.
Utöver detta saknades en tydlig koppling mellan orderhantering och fakturering, vilket innebar att ekonomiadministrationen också blev tidskrävande. Behovet av en digital lösning som både kunde förenkla kundupplevelsen och minska dubbelarbetet internt blev därför tydligt och här blev möjligheten att integrera med Fortnox en central del.
Målet var att skapa en lösning som både förenklar för kunderna och ger bättre kontroll internt.

Lösning
NewSeed utvecklade en skräddarsydd digital lösning. Evemas WordPress-webbplats kompletterades med ett digitalt orderformulär där kunder nu enkelt kan lägga sina beställningar online, få ett unikt ordernummer och använda det vid inskick av prover. All information skickas vidare till en säker e-tjänst som fungerar som nav för hela hanteringen, där personalen kan hantera kunddata och order, uppdatera status och registrera analysresultat. När provtagningen är klar kan rapporter färdigställas och skickas till kund via e-post eller skrivas ut som PDF.
Och genom integrationen med Fortnox automatiseras nu hela flödet från order till fakturering. All kund- och orderinformation synkroniseras direkt mellan systemen, vilket eliminerar behovet av att skriva in data flera gånger och kraftigt minskar risken för fel. Fakturaunderlag genereras direkt från orderhanteringen och kan skickas vidare utan manuella moment, vilket frigör tid för personalen och ger en tydlig ekonomisk översikt. Fortnox-integrationen blir på så sätt navet i hela den digitala processen, som binder ihop order, rapportering och fakturering i ett sömlöst flöde.

Resultat
Resultatet är ett modernt och användarvänligt system som ger Evema bättre överblick, effektivare processer och ett stabilt digitalt stöd för fortsatt tillväxt. Fortnox-integrationen är en central del i arbetsflödeslösningen, där den digitala kopplingen mellan kunder, order och fakturering säkerställer att verksamheten fungerar smidigt, effektivt och utan onödiga manuella moment. Genom samarbetet med NewSeed har Evema fått en lösning som speglar deras höga kvalitetskrav och som är byggd för att utvecklas i takt med verksamheten.

Kommentar Evema
Redan efter vårt första samtal med NewSeed kände vi att de verkligen förstod vad vi behövde. De sammanfattade mötet på ett tydligt och engagerande sätt och visade direkt hur systemet kunde byggas upp, vilket gav oss en stark känsla av att vi var i trygga händer.

Att bygga ett nytt system från grunden är alltid lite nervöst, men utvecklaren från NewSeed gjorde processen både enkel och trygg för oss. Ole var lyhörd, kunnig och väldigt lösningsorienterad. Under projektets gång lärde vi oss mycket och kände hela tiden att vi hade en partner som verkligen ville att resultatet skulle bli bra.

För oss har det varit viktigt att äga vårt eget orderhanteringssystem och ha full kontroll över det. Att koppla det med vår WordPress‑miljö blev en smidig lösning som passade oss perfekt.
Integrationen med Fortnox har också gjort enorm skillnad i vardagen. Ordrar, kunduppgifter och fakturor synkas automatiskt och sparar oss mycket tid och manuellt arbete.

Vi är verkligen glada över att vi valde NewSeed. Deras kompetens, engagemang och smidighet har gjort hela resan både lättare och roligare. Vi kan varmt rekommendera dem och kommer säkert att behöva deras expertis i framtiden.

– Andreas Nydahl