Kundcase: ÅF, certifikatprojekt

ÅF logo

ÅF Kontroll AB

Division Kontroll är en oberoende tredjepartskontrollant som bland annat utför lyft-, tryckbesiktningar och oförstörande provning. Kunderna finns i alla branscher och uppdragen rör allt från tivolin till kärnkraftverk. Målet är att trygga deras driftsäkerhet och arbetsmiljö. Kontroll är ett av de ledande företagen på den svenska marknaden och står för cirka 7 procent av ÅFs totala omsättning.

Hemsida
http://www.afconsult.com/

ÅFs problem:
New Seed hade redan tidigare utvecklat en databas för ÅF för att hålla reda på medarbetares kompetenser. Projektets avsikt var att utifrån data i denna databas utfärda certifikatsdokument till personalen. Problemet var främst att skapandet av dessa certifikat var en komplicerad process. Certifikaten skapades i en mall i Word i vilken data manuellt fylldes i från databasen. Detta dokument skrevs sedan ut för att undertecknas av behörig utgivare för att sedan åter skannas in som en PDF-fil. Denna PDF-fil laddades sedan upp till databasen som referens. Skapandet av dessa certifikat var alltså en tämligen omständlig och långrandig process som tyvärr även innebar att fel stundom smög sig in i den manuella hanteringen.

New Seeds lösning åt ÅF:
New Seeds uppdrag var att förenkla certifikatsprocessen. Fokus låg på att tidsaspekten då det fanns mycket tid att spara på den manuella pappershanteringen. En viktig förutsättning för arbetet var dock att certifikaten skulle se ut som tidigare och mallarna till dessa skulle fortfarande tillverkas i Word, då detta var det program utgivarna bäst behärskade. New Seeds lösning blev en sammanslagning av flera olika tekniker.

Administratörerna av systemet loggar fortfarande in och fyller i alla uppgifter om certifikaten i databasen. Istället för att sedan överföra samma information till ett Word-dokument väljer de enkelt med en knapptryckning att låta databasen utföra arbetet. Utifrån en förvald mall skapas sedan ett dokument som är färdigt att ladda hem i form av krypterade PDF-filer. Mallarna som databasen använder för att skapa certifikaten är fortfarande skrivna i Word.

Certifikattillverkning

Resultatet med New Seeds lösning blev en mycket effektiv och uppskattad process för att skapa dokumenten. Det nya programmet har bl.a. inneburit en tidsbesparning på flera minuter för administratörerna varje gång ett certifikat ska utfärdas. Dessutom har risken att det blir fel i certifikaten minskats avsevärt. Lösningen har således blivit en enklare och kvalitetssäkrare process.

Tjänsten i korthet:

  • databasregister över certifikat
  • automatiskt skapade ifyllda Word-dokument
  • lösenordsskyddade och krypterade PDF-filer

Kommentar från ÅF:
Ibland jobbar man på med gamla invanda, pålitliga rutiner som successivt förbättras och datoriseras, fram till en tidpunkt då man inser att man man ju faktiskt sitter och utför en massa dubbelarbete. Vid den tidpunkten ska man stanna upp och fundera på hur man verkligen vill att ett dokumenthanteringen i ett system ska fungera, i stället för att kanske göra på samma sätt som man gör med andra dokument – och det var det som ledde fram till vår nya certifikatshantering. Med NewSeeds insatser har vi fått ett mycket enkelt och pålitligt system.
– Clas Christiansson, ÅF Kontroll